会议租注意事项！

1、会议会务用车选择有正规资质的上海颖海汽车租赁有限公司。上海会议租车落实该公司的合法资质(运管部门核发的租赁公司资质、工商部门的营业执照、税务登记部门的税务登记证)并核实会议举办时间在证件有效期内。
2、根据实际用车需求选择保价。在双方无异议之后签订用车合同。
3、请提前告知准确日期，参会人数，会议地址，以便于车辆调度预留车辆。对于每一次会议而言，大量的工作其实是在会前进行的，发送邀请函、会议通知、会场预定、场地布置、人员调配、用餐预定等等，当然也包括用车数据统计，每一位参会嘉宾的接机用车、会议期间考察用车、会后返程嘉宾的送机服务等等，都需要会务组进行大量的沟通、统计工作。通过这些细致繁琐的统计工作，最终做出科学合理的车辆调配计划，这样，才能有效控制企业操作成本的同时保证每一个环节的无缝衔接。https://www.yhzuche.com/Company/huiyiyongche.html 
4、制定用车计划。常规的会议都有代表抵离接送安排，由于参会嘉宾来自全国各地、天南地北。抵离航班时刻往往也各不相同，既要保证每一位参会代表随到随走，又要尽量的降低车辆使用频率减少成本支出，所以，如何制定用车计划，成为考验一个会议执行人员业务技能的重要标准。苏州租车服务服务建议大家提前制作一个统计表格，5大概内容有城市、代表公司、姓名、联系方式、抵达航班信息、返程航班信息等几项信息，通过前期与参会代表的详细沟通并将所有人员的参会信息填入表格中，按照时间将可以安排同车接送的归为几个单元，统一配车(一般情况下，车辆承载数越大则人均分摊费用越低)，如果参会人数较多的情况下，建议另外安排2台以上的临时机动保障车辆，主要为了应变客人航班延误、早到、备降等特殊情况。
6、如有特殊需求的车型请做好相关备注。(常规车型：小车-通指B级车;商务车-通指别克GL8)。
7、根据实际需要商讨所需工作人员(调度、举牌、引领)。
8、接送过程中如有客户需要调整航班号，车次，接送时间等情况请提前告知调度，调度会根据实际情况合理安排，确保满足每一位嘉宾的用车需求。
9、重要客户需要安排贵宾室CIP通道

会议交通保障应该引起高度重视，否则，会干扰会议的正常活动，甚至造成开不成会的严重后果。交通保障的主要任务是车辆组织、用车制度、派车管理、车辆调度、租车管理、用车检查和驾驶人员的管理。如果会议住地距会场较远，必须有车辆接送与会代表，要与会人数尽可能组织足够的车辆，以保证会议的需要。对于集体活动用车，因为车人多，必须加强派车管理、车辆调度、用车检查和驾驶员的管理，保证与会人员按号入座，有序乘车。不敷乘坐时，可以租车。零星用车，必须建立用车制度，规定用车的范围和任务，履行批准手续。至于领导干部用车，则应按规定予以保证。

报到服务:
1、 会议报到
    迎接参会人员、现场运作、安排工作人员和良好的交通安排是会议报到和现场管理顺利进行的组成部分。第一印象很重要。现场报到是大家露面的时候,前来露面的与会人员、展览者、演讲人和主办者都有他们自己的日程。每个人都是有备而来,每个人都应该得到最热情周到的服务。
    欢迎与会者并帮助他们进行报到是会议殷勤待客的重要表现。
2、现场的后勤工作:
    报到小组:被选派的现场报到工作的人员应该是经过培训并熟悉后勤和报到工作的方方面面。每位工作人员都应有该建筑内所有与会议有关的场所的方位图。关键人员在整个会议期间还应配有通讯工具以便及时沟通情况和随时到位。书面的工作指示和行为规范也是不可少的。必须让现场工作人员清楚以下几件事:
1、会议活动的日程表;
2、 各种活动次数;
3、工作人员的分配;
4、一些必需场所的位置(商务中心、洗衣房、大堂洗手间等)
5、报到人员的分配:
6、 分配的报到人员要充足,如有需要,可指定后备人员;
7、选择合适性格的人员作为接待员。外向、愉快和乐于助人是必需的性格;
8、 一定要选派一名调停人。擅于做出圆通决定的人最能使生气的一方平静下来并对调停感到满意;
9、对于大型会议的大批工作人员,要提供一个专门的会务人员休息室;
10、报到地点一定备有充足的会议介绍、地图和相关资料用来发放;
11、发给每个工作人员一张急救电话号码表。应包含主要航空公司、出租车公司和会议有关方的电话号码;报到处要始终有一位工作人员,负责传信联络。
12、指示牌:参会者在酒店迷了路是最令人沮丧和懊恼的事情。所以必须准备足够的指示牌,把他们摆放在需要的地方,以保证参会者能毫不费力地找到想去的地方

3，订票服务:
 我公司利用与铁路、航空、航运等部门长期建立的良好合作信誉关系,架构了铁路、航空、航运、高速巴士等品种齐全、服务完善便捷的票务延伸网络。目前已拥有全国联网火车售票,并与国内、国际民航联网协作的销售国内、国际特价机票。公司曾多次成功地承接了各类大型会议的现场出票服务,而且可根据每一个会议的不同组织形式与规模,为客户提供最快捷高效的票务服务。

4，操作方法
    1、告诉我们您的姓名、手机号码、票型、始发城市、目的地、单价、数量、出发时间等信息;
    2、我们按照您的要求,向您提供最优票价;
    3、您选择完毕并预付款,我们将为您预订;
    4、您来取票或我们送票上门。

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